Как создать шаблон Служебная записка

Главная » Программа MS Word » Как создать шаблон Служебная записка

Как создать шаблон Служебная записка

19 Февраль 2009 | 2893 просмотров | Оставьте комментарий

Создание шаблонов в программе Word сильно облегчает работу тем пользователям, которые часто обращаются к одним и тем же документам, например, исходящие письма, служебные записки и др., но приходится менять только какие-то предложения, даты и т.п. В шаблоне создаются стили, параметры страницы, вставляются колонтитулы, что очень удобно для дальнейшего использования и создания документов на базе данного шаблона.

Давайте рассмотрим создание шаблона «с нуля», например, служебной записки.

1. Запустите программу Word и перед Вами чистый лист Документа 1.

2. Для начала установите поля и Служебной записки. Для это выполните команду Файл -> Параметры страницы.

3. Если Ваша компания имеет колонтитулы, то их целесообразно вставить в верхний колонтитул документа.

Работа с колонтитулами в документе рассматривалась ранее в статьях:

Колонтитулы. Различие с первой страницей. Титульный лист

Как скрыть нумерацию в отдельных заголовках Оглавления

Колонтитулы. Разрывы разделов

Колонтитулы в разных разделах. Альбомная и книжная ориентация страницы

Инструкция по работе с колонтитулами

Для этого выполните команду Вид -> Колонтитулы и затем, установив курсор текста в верхнем колонтитуле, команду Вставка -> Рисунок -> Из файла.

4. Далее работаем со стилями документа. Для этого включите Область задач со стилями и создайте стиль Название документа (либо дайте стилю любое другое Вам запоминающееся имя). Создать стиль можно, нажав на команду Создать стиль, далее у Вас появится окно подобное изменению стиля, в котором Вы задаете параметры форматирования шрифта и абзаца.

5. Используйте стиль Название документа для слов «Служебная записка».

6. Далее вставляем таблицу, задаем стилем шрифты в таблице (причем во всех ячейках, поскольку при вводе текста в ячейки формат шрифта будет сохранен), например, создаем стиль Кому, задаем границы и заливку таблицы, в данном случае все границы и заливка отсутствуют (невидимы).

7. После таблицы создаем стиль Уважаемый, применяем его для фразы «Увадаемый _______!»

8. Создаем стиль Основной текст документа и задаем его основному тексту, который Вы будете каждый раз вводить заново.

9. Если необходимо, то создайте стили для нумерованных и маркированных стилей.

10. Опять же вставляем невидимую таблицу, в которой вносим Должность и Фамилию И.О. того, кто подписывает служебную записку.

В итоге у Вас примерно должен получиться следующий документ (см. Рис. 1).

Рисунок 1. Создание шаблона «Служебная записка»

И последний пожалуй самый важный пункт создания документа, Вы должны сохранить документ в виде Шаблона. Для этого выполните следующие действия:

1. Файл -> Сохранить как… появится диалоговое окно сохранения документа.

2. В нижнем поле Тип шаблона выберите Шаблон документа (см. Рис.2)

Рисунок 2. Сохранение шаблона «Служебная записка»

3. Задайте имя для шаблона, например, Шаблон служебная записка и нажмите клавишу ОК.
Важно! Все шаблоны в программе Word имеют расширение *.dot. Если Вы помните, то документы в отличие от шаблонов имеют расширение файла *.doc

Теперь при наличии созданного шаблона Вы можете создавать Документы Служебок. Для этого щелкните дважды на шаблоне служебки и Вы увидите, что создан Документ 1, но содержание его соответствует Служебной записке.