Как сделать рассылку по шаблону письма, имея список людей в Excel


5 Декабря 2008
Просмотров: 3071

Поставлена задача: сделать рассылку по шаблону письма, имея список людей в Excel

Как сделать рассылку по шаблону письма, имея список людей в Excel
Поставлена задача: сделать рассылку по шаблону письма, имея список людей в Excel. Иными словами надо разослать письма или приглашения, в которых Вы должны отчетливо указать фамилию, имя, отчество человека, обращение к нему по имени-отчеству, заполнить поле с должностью и организацией. Примером может служить Исходящее письмо любой организации (см. Рис.).

Рисунок. Пример шаблона Исходящего письма

Список всех желающих получить такое письмо у Вас находится в некой базе данных или в таблице Excel, где четко установлены столбцы с ФИО человека, Организацией, Адресом, обращение и т.д. (см. Рис.)

Рисунок. Пример списка получателей письма

Программа MS Word предлагает Вам автоматизировать этот процесс, а не вводить вручную каждое письмо, заполняя необходимые поля. Для этого откройте Исходящее письмо, выполните команду: Сервис/Письма и рассылки/Слияние...

Рисунок 1. Команда Слияние писем

После этого в правой части программы MS Word, в области задач появится пошаговая инструкция выполнения команды (см. Рис.)

Рисунок. Первый этап слияния писем со списком

Выполняете пошагово этапы, выбирая тип документа - Письмо (может быть еще и электронное сообщение, и наклейка, и конверты, и каталог), затем отмечаете в следующем шаге документ, который берете за основу, это либо Текущий документ (может быть другой существующий либо шаблон). Далее делаете Выбор получателей, Используя список (либо можно выбрать из адресной книги Outlook, либо создание нового списка). В третьем этапе слияния необходимо нажать на команду Обзор...в поле задач и выбрать существующий список, в данном случае это документ Excel (см. Рис выше) и укажите в появившемся окне параметры таблицы, отметив галочкой Первая строка данных содержит заголовки столбцов (см. Рис.).

Рисунок. Выделить таблицу для слияния

После этого необходимо скорректировать Получателей (можно использовать автофильтр либо снять галочки с "неполучателей") (см. Рис.).

Рисунок. Получатели слияния

В четвертом этапе слияния письма и списка предстоит выбрать либо Блок адреса, где указываются поля адреса, ФИО и др. параметры либо можно скорректировать Строку приветствия. Но лучше выбрать сразу команду Другие элементы... и установить самостоятельно каждое поле в нужное место Вашего письма (см. Рис.). 1. Для этого сначала установите поле (курсор текста) в Вашем Исходящем письме в то место, где должна быть сначала Организация (см. Рис. Пример шаблона Исходящего письма), затем нажмите в области задач Другие элементы появится окно Добавление поля слияния (см. Рис.).

Рисунок. Добавление поля слияния

2. Нажмите команду Вставить (один раз), затем закройте окно и повторите действие пункта 1 для каждого поля в отдельности.

Закончите пошаговое выполнение инструкции. Проверьте заполнение писем. Поля для Организации, ФИО, Обращение, Должность. Все письма расположатся в одном файле, на отдельных страницах. Сохраните документ или выведите его на печать. Другие статьи: Буфер обмена. Вставка объектов в Word Работа с таблицами. Свойства таблицы Свойства таблицы. Параметры. Интервалы Свойства таблицы. Границы и заливка Свойства таблицы. Закладка Строка Работа с таблицами. Заголовки Создание Стиля таблицы в Word 2003, XP
Теги: MS Word 2003 (XP)
Короткая ссылка на новость: http://informatio.ru/~gUXd3

Другие новости раздела

RSS
Показ боевиков, ужасов и триллеров по ТВ хотят перенести на позднюю ночь
09.12.2016 / Общество
Для трансляции по телевидению фильмов, содержащих сцены насилия, Госдума хочет ввести определенные временные рамки
Москвичей и гостей столицы познакомят с историей МЦК через фотографии и QR-коды
09.12.2016 / В Москве
До конца текущего года на станциях Московского центрального кольца (МЦК) будут вывешены архивные фотоснимки кольцевой железной дороги столицы, а также QR-коды с её историей
Почему дыхание имеет большое значение для работы мозга, выяснили исследователи
09.12.2016 / Медицина
Работоспособность мозга может быть разной в зависимости от выбора техники дыхания
Установлены точные даты выплаты единовременной выплаты в 5 тысяч рублей всем пенсионерам
09.12.2016 / Пенсия
Стали известны точные сроки, когда пенсионеры получат единовременную денежную выплату
Воспоминания о прошлых обидах портят отношения
09.12.2016 / Общество
Исследователи выяснили, что люди с тревожным стилем привязанности, которые часто думают, что партнер их бросит, во многих словесных перепалках вспоминают об обидах, имеющих место в прошлом, но никак не относящихся к настоящему времени