Как сделать рассылку по шаблону письма, имея список людей в Excel


5 Декабря 2008
Просмотров: 3230

Поставлена задача: сделать рассылку по шаблону письма, имея список людей в Excel

Как сделать рассылку по шаблону письма, имея список людей в Excel
Поставлена задача: сделать рассылку по шаблону письма, имея список людей в Excel. Иными словами надо разослать письма или приглашения, в которых Вы должны отчетливо указать фамилию, имя, отчество человека, обращение к нему по имени-отчеству, заполнить поле с должностью и организацией. Примером может служить Исходящее письмо любой организации (см. Рис.).

Рисунок. Пример шаблона Исходящего письма

Список всех желающих получить такое письмо у Вас находится в некой базе данных или в таблице Excel, где четко установлены столбцы с ФИО человека, Организацией, Адресом, обращение и т.д. (см. Рис.)

Рисунок. Пример списка получателей письма

Программа MS Word предлагает Вам автоматизировать этот процесс, а не вводить вручную каждое письмо, заполняя необходимые поля. Для этого откройте Исходящее письмо, выполните команду: Сервис/Письма и рассылки/Слияние...

Рисунок 1. Команда Слияние писем

После этого в правой части программы MS Word, в области задач появится пошаговая инструкция выполнения команды (см. Рис.)

Рисунок. Первый этап слияния писем со списком

Выполняете пошагово этапы, выбирая тип документа - Письмо (может быть еще и электронное сообщение, и наклейка, и конверты, и каталог), затем отмечаете в следующем шаге документ, который берете за основу, это либо Текущий документ (может быть другой существующий либо шаблон). Далее делаете Выбор получателей, Используя список (либо можно выбрать из адресной книги Outlook, либо создание нового списка). В третьем этапе слияния необходимо нажать на команду Обзор...в поле задач и выбрать существующий список, в данном случае это документ Excel (см. Рис выше) и укажите в появившемся окне параметры таблицы, отметив галочкой Первая строка данных содержит заголовки столбцов (см. Рис.).

Рисунок. Выделить таблицу для слияния

После этого необходимо скорректировать Получателей (можно использовать автофильтр либо снять галочки с "неполучателей") (см. Рис.).

Рисунок. Получатели слияния

В четвертом этапе слияния письма и списка предстоит выбрать либо Блок адреса, где указываются поля адреса, ФИО и др. параметры либо можно скорректировать Строку приветствия. Но лучше выбрать сразу команду Другие элементы... и установить самостоятельно каждое поле в нужное место Вашего письма (см. Рис.). 1. Для этого сначала установите поле (курсор текста) в Вашем Исходящем письме в то место, где должна быть сначала Организация (см. Рис. Пример шаблона Исходящего письма), затем нажмите в области задач Другие элементы появится окно Добавление поля слияния (см. Рис.).

Рисунок. Добавление поля слияния

2. Нажмите команду Вставить (один раз), затем закройте окно и повторите действие пункта 1 для каждого поля в отдельности.

Закончите пошаговое выполнение инструкции. Проверьте заполнение писем. Поля для Организации, ФИО, Обращение, Должность. Все письма расположатся в одном файле, на отдельных страницах. Сохраните документ или выведите его на печать. Другие статьи: Буфер обмена. Вставка объектов в Word Работа с таблицами. Свойства таблицы Свойства таблицы. Параметры. Интервалы Свойства таблицы. Границы и заливка Свойства таблицы. Закладка Строка Работа с таблицами. Заголовки Создание Стиля таблицы в Word 2003, XP
Теги: MS Word 2003 (XP)
Короткая ссылка на новость: http://informatio.ru/~gUXd3

Другие новости раздела

RSS
Интернет стимулирует работу мозга лучше, чем книги
20.01.2017 / Интернет
Ученые Калифорнийского университета доказали, что Интернет положительно влияет на здоровье человека. Выяснилось, что Интернет стимулирует работу мозга лучше, чем книги. Интересно, что активная деятельность головного мозга продолжается даже после окончания работы в Интернете. Активизируются его отделы, отвечающие за запоминание, чтение, речь, воображение и зрение.
Наночастицы-«гранаты» убивают рак
20.01.2017 / Медицина
Новый тип наночастиц, которые можно заполнять химиотерапией и использовать для доставки токсичных веществ внутрь раковых опухолей, разработали российские и финские биологи и химики
Электронные сигареты признаны «заразными»
20.01.2017 / Общество
Электронные сигареты последние несколько лет обрели небывалую популярность, не только на родине их изобретателя – в Китае, но и во всем мире.
Наши ученые создали материал для изготовления машин-невидимок
20.01.2017 / Технологии
Российские ученые из Национального исследовательского технологического университета «МИСиС» разработали уникальный метаматериал, который будет применяться для создания боевых «машин-невидимок», основанных на СТЕЛС-технологиях
Универсальные карты проиграли "Миру" и электронному паспорту
19.01.2017 / Итоги и прогнозы
Всероссийский проект по эмиссии универсальных электронных карт (УЭК), которые должны были стать электронными удостоверениями личности граждан, официально закрыт