Новые правила: с 1 июля 2018 года заверять копию трудовой книжки будут по-новому

С 1 июля 2018 года вступают в силу новые правила по трудовым книжкам по правилам из нового ГОСТа Р 7.0.97-2016.

Согласно новому документу, 1 июля 2018 года компания сама решает, как будет заверять копии документов для сотрудников. Можно разработать свой порядок или ориентироваться на правила из нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта от 08.12.2016 №2004-ст). До 1 июля 2018 года действовал ГОСТ Р 6.30-2003 (постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).

В то же время, новый ГОСТ — это лишь рекомендованный стандарт, а значит и  применять его не обязательно. Но лучше оформлять копии трудовых книжек по стандартным правилам. Они понятны всем — и тем, кто выдает документ, и тем, кто получает.

Таким образом правила из нового ГОСТа обязательны только для тех организаций, которые утвердят это в своем внутреннем документе, например в положении или приказе.

Уточним, что новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вводит с 1 июля 2018 года два варианта заверения трудовой книжки. Они зависят от того, как вы используете копии — для внутреннего пользования или отдаете в другую организацию.

Если копии идут для внутреннего пользования, то по новому ГОСТу на них компания делает отметку «Верно» («Копия верна»). Рядом должны быть должность работника, который отвечает за заверение документов, его личная подпись и расшифровка, дата заверения копии, печать организации или отдела кадров.

Если копия предоставляется для другой организации, то дополнительно к заверительной надписи надо будет указать место, где хранится оригинал документа. Например, «Подлинник документа находится в ООО “Альфа” по адресу: г. Москва, Новослободская ул., д. 6, оф. 14а в деле № 145 за 2017 год». Надпись должна быть завеена печатью, если компания не отказалась от ее использования.

Заверить копию трудовой книжки может сотрудник отдела кадров. Но если отдела кадров нет, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель компании.

В том случае, если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей должна быть внесены текущая дата и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать.

Чтобы получить полноценную копию трудовой книжки, нужно заверить каждый лист копии. Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, в бухгалтерии могут поступить так. На первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии документа сделать запись: «Копия».

Затем все листы копии сшивают ниткой и пронумеровывают. Концы нитки должны быть выведены на оборот последнего листа копии. Их должны опломбировать и сделать запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью» (с указанием листов).

Ниже записи руководитель организации или сотрудник отдела кадров указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать так, чтобы часть оттиска заходила на пломбу.

В отличие от старых правил новый порядок требует ставить на копиях отметку, где хранится оригинал

Сроки выдачи копии трудовой книжки

Выдать копию трудовой книжки следует в течение трех рабочих дней, как получили заявление от работника. За опоздание компанию оштрафуют, если сотрудник пожалуется в инспекцию (ст. 5.27 КоАП).

В каком случае работодателей обязали выдавать справки

По новому законодательству работодателей обязали выдавать справки, даже если работники за ними не приходят.

Роструд опубликовал разъяснения, как должен поступить работодатель, если работник подал заявление с просьбой представить документы, связанные с его работой (копию трудовой книжки, справку с места работы и т.д.), но не явился за ними.

Как отмечают в ведомстве, статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех дней предоставлять работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой.

В данном случае к таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое.

Вместе с тем, работник может не явиться в трехдневный срок за этими документами. Кроме того, заявление работника может не содержать указание об отправке документов по почте.

В Роструде в связи с этим считают, что если работник и компания не договорились о способе передачи запрашиваемых документов, то работодателю следует направить их в указанный срок по почте.

Важно также не забывать, что при возможности об отправке документов предварительно надо уведомить работника, например, по телефону.